Firmenfahrzeuge im Unternehmen verursachen Kosten und bringen nebenbei auch viele rechtliche Themen mit, die organisiert werden müssen. Diese Themen zu bewerkstelligen ist meist weniger Magie als man glaubt.
Der Werdegang eines typischen Fuhrparks in Deutschland ist gerade bei kleinen oder mittelständigen Unternehmen sehr ähnlich. Einst waren es eine Handvoll Fahrzeuge vom örtlichen Händler gekauft oder geleast. Diese wurden persönlich den Mitarbeitern übergeben, alle Themen konnten im „Vorbeigehen“ besprochen werden. Das Unternehmen vergrößerte sich und damit auch der Fuhrpark, der für höhere Kosten und mehr Aufwand sorgte.
Fuhrpark managen: Ressourcen & Professionalität
Oftmals wurde das Management der Fahrzeuge in den Arbeitsbereich eines/r Kollegen/in integriert. Der Arbeitsaufwand erhöhte sich immer mehr, sodass den eigentlichen Aufgaben nicht mehr nachgekommen werden konnte.
Die Arbeit macht sich nicht von alleine, aber wenn man die Themen mit der richtigen Priorität und Professionalität angeht, geht alles besser von der Hand. Um diese professionelle Herangehensweise geht es in diesem Beitrag. Der Einstieg in ein professionelles Fuhrparkmanagement ist dabei leichter als gedacht und beginnt bei der verantwortlichen Person im Unternehmen. So sollte von Beginn an der Unternehmensleitung und den handelnden Personen bewusst sein, dass neben erheblichen Kosten, auch rechtliche Themen und Verpflichtungen zu den Fahrzeugen eines Unternehmens gehören.
Die Professionalität beginnt bei der handelnden Person. Diese sollte nicht nur entsprechend Zeit, sondern auch Unterstützung zur Verfügung haben. Hilfreich und empfehlenswert sind erste kleine Kurse oder „Basistrainings“, welche dem Teilnehmer ein gutes Fundament für die anfallenden Themen, Risiken und Möglichkeiten liefert. Darauf aufbauend gibt es weitere Kurse bis hin zu zertifizierten Fuhrparkmanagern. Nach diesem ersten Einstieg in die Fachwelt des Fuhrparkmanagements ergibt sich schnell eine Transparenz über Regeln und Pflichten die zu organisieren sind.
Fuhrpark managen: Tool
Damit nun auf der guten fachlichen Basis ein professionelles Management heranwachsen kann, bedarf es einer Basis an Werkzeugen, um die Themen zu organisieren. Erstes Werkzeug ist dabei eine möglichst moderne, digitale Basis. Auch wenn Excel das am meisten verbreitete Tool am Markt ist, so ist es doch nur eine Tabelle ohne echte Funktionen. Zumal bei einer steigenden Zahl von Fahrzeugen die Übersichtlichkeit schnell leiden kann. Es gibt viele gute und auch bezahlbare Fuhrparktools, die viele Funktionen wie Terminerinnerung oder Fahrzeugakten bieten. Hierbei hat man alle Themen meist gut im Blick und kann mit Reports und Auswertungen wirklich „managen“.
Hat man einmal ein solches Tool zur Hand, ergeben sich viel mehr Möglichkeiten und man kann vor allem Fehler vermeiden. Um nun wirklich managen zu können, muss man es schaffen, nicht mehr jeden Faden selbst in der Hand zu halten. Das beginnt beim Nutzer, der sich gerne immer mit Fragen an den Fuhrparkmanager richtet. Doch diese Fragen sind wiederkehrend und oft zu gleichen Themen. Ob es jetzt ein geschriebenes Fahrerhandbuch, interne Infoveranstaltungen oder sogar eine App für die Fahrer ist, bleibt offen. Hilfreich sind alle drei Punkte und sorgen auch für ein wenig Erziehung der Nutzer, ohne diese abweisen zu wollen.
Fuhrpark managen: Support
Um aber auch in Zukunft nicht in Arbeit zu ertrinken, vor allem wenn der Fuhrpark weiter wächst, sollte man sich professionelle Lösungen am Markt ansehen. Es geht nicht darum, sich selbst obsolet zu machen oder den ganzen Fuhrpark in fremde Hände zu geben, sondern für oft wiederkehrende Themen professionelle Unterstützung zu nutzen. Gerade bei wiederkehrenden und gut zu organisierenden Themen wie Führerscheinkontrolle oder UVV helfen oft gute und simple digitale Lösungen. Diese schaffen nicht nur Luft im daily business, sondern auch für rechtliche Sicherheit. Wenn man dann noch Themen wie Schadenmanagement durch eine professionelle 24/7-Hotline unterstützen lässt oder professionelle Anbieter vom Markt hinzuzieht, zeigen sich schnell Möglichkeiten der Einsparung oder Potenzial für Verbesserung.
So oder so ist der Ansatz für ein professionelles Fuhrparkmanagement nicht weit und mit etwas Schwung und Einsatz nicht so schwer zu organisieren, wie man manchmal glaubt. Denn es gibt ja uns – Wir helfen Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf!